Caisse enregistreuse obligatoire en Suisse ?
La réponse courte
Dans les textes fédéraux que nous avons consultés pour ce guide, aucun article n'oblige un commerçant à acheter une caisse enregistreuse, et aucun ne désigne un modèle de caisse certifié. Ce que le droit suisse impose, c'est de tenir une comptabilité régulière, de justifier chaque écriture et de conserver les pièces. Une caisse sert à répondre à ces exigences, surtout quand vous encaissez des dizaines de ventes par jour.
Ce guide s'en tient à ce que nous avons pu vérifier sur des sources officielles, citées dans le texte. Il ne remplace pas un conseil juridique ou fiscal. Pour votre situation, adressez-vous à l'Administration fédérale des contributions ou à votre fiduciaire.
Qui doit tenir une comptabilité
L'art. 957 du Code des obligations (CO) distingue deux cas, selon le texte de la loi :
- les personnes morales (une Sàrl ou une SA, par exemple) tiennent une comptabilité et présentent des comptes ;
- les entreprises individuelles et les sociétés de personnes le font si leur chiffre d'affaires a dépassé 500 000 francs lors du dernier exercice.
En dessous de ce seuil, les entreprises individuelles et les sociétés de personnes tiennent seulement un relevé des recettes, des dépenses et du patrimoine.
Ce que la comptabilité exige des ventes
L'art. 957a CO fixe les principes de la tenue des comptes. Trois d'entre eux touchent directement l'encaissement :
- l'enregistrement intégral, fidèle et systématique des transactions ;
- la justification de chaque enregistrement par une pièce comptable ;
- la traçabilité des enregistrements.
La pièce comptable peut être un document sur papier, sur support électronique ou sous toute forme équivalente. Un ticket de caisse ou le journal de caisse d'un système électronique peut donc jouer ce rôle, à condition qu'il permette de vérifier la vente.
Conserver les données dix ans
Selon l'art. 958f CO, les livres et les pièces comptables se conservent dix ans, à compter de la fin de l'exercice. La conservation peut être électronique, pourvu que le lien avec les opérations soit garanti et que la lecture reste possible en toutes circonstances.
Le portail PME de la Confédération précise les conditions. Un support qui ne peut plus être modifié sans que la modification soit détectable est admis sans exigence particulière. Un support modifiable demande des garanties d'intégrité, une date d'enregistrement qui ne peut pas être falsifiée et un journal des opérations. Le même portail relève qu'un stockage dans le cloud ne remplit pas à lui seul l'exigence de support non modifiable, il relève donc des règles plus strictes.
Concrètement, une caisse doit vous permettre d'exporter et de garder l'historique de vos ventes de façon fiable. C'est un critère à poser à tout fournisseur, y compris à MCS.
La TVA
L'AFC indique qui est assujetti à la TVA : une entreprise ayant son siège en Suisse l'est en principe dès un chiffre d'affaires d'au moins 100 000 francs. Le seuil est de 250 000 francs pour les clubs sportifs ou culturels à but non lucratif gérés bénévolement et pour les institutions d'utilité publique. Une entreprise sous le seuil peut s'assujettir volontairement.
Les taux, les décomptes et les périodes dépendent de votre situation. Nous ne les détaillons pas ici : l'AFC les publie sur son site. Notre guide TVA et ticket de caisse en Suisse rappelle les taux et les mentions du ticket.
Ce que nous ne vous disons pas
Plusieurs sites citent des amendes chiffrées, des majorations ou des listes de secteurs « à risque ». Nous n'avons pas trouvé ces éléments dans les sources officielles consultées, nous ne les reprenons donc pas. Si un fournisseur vous annonce qu'une caisse est obligatoire, demandez-lui l'article de loi.
Que faire concrètement
- Vérifiez votre forme juridique et votre chiffre d'affaires : ils déterminent le type de comptabilité et l'assujettissement à la TVA.
- Parlez-en à votre fiduciaire ou à l'AFC.
- Si vous choisissez une caisse, retenez celle qui garde un journal fiable de chaque vente et qui s'exporte vers votre comptabilité. Notre guide Avant d'acheter une caisse enregistreuse liste les autres critères.
MCS installe deux logiciels de caisse tactile, LaKaisse et la ZP Suite, et entretient le matériel après la mise en service. Pour un devis gratuit, passez par la page de contact.