Mehrwertsteuer auf dem Kassenbon in der Schweiz

Was dieser Ratgeber abdeckt

Ein Kassenbon belegt einen Verkauf und ist für ein steuerpflichtiges Unternehmen ein Dokument, das die Mehrwertsteuer berührt. Dieser Ratgeber fasst zusammen, was das Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) und seine Verordnung (MWSTV) zu Sätzen, Angaben auf dem Bon und Aufbewahrung sagen. Jeder Punkt verweist auf seine amtliche Quelle. Die verlinkten Rechtstexte sind auf Französisch.

Er ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Ihre Situation hängt von Umsatz, Rechtsform und Tätigkeit ab: Wenden Sie sich an die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) oder an Ihre Treuhänderin.

Die geltenden Mehrwertsteuersätze

Laut der ESTV-Seite zu den Mehrwertsteuersätzen gelten seit dem 1. Januar 2024 drei Sätze:

• 8,1 %, der Normalsatz, für steuerbare Leistungen, die weder unter den reduzierten Satz noch unter den Sondersatz fallen;
• 2,6 %, der reduzierte Satz, namentlich für Lebensmittel, Medikamente, Zeitungen, Bücher und durch Leitungen zugeführtes Wasser;
• 3,8 %, der Sondersatz für Beherbergungsleistungen.

Diese Sätze stehen in Art. 25 des Mehrwertsteuergesetzes. Sie können sich ändern: Prüfen Sie immer die Website der ESTV, bevor Sie eine Kasse einstellen.

Vor Ort oder zum Mitnehmen

Bei Lebensmitteln hängt der Satz davon ab, wie sie abgegeben werden. Art. 25 Abs. 3 MWSTG sieht vor, dass der Normalsatz für Lebensmittel gilt, die im Rahmen einer gastgewerblichen Leistung abgegeben werden, das heisst, wenn das Geschäft sie bei der Kundschaft zubereitet oder serviert oder Einrichtungen für den Konsum vor Ort bereitstellt. Für Lebensmittel, die mitgenommen oder geliefert werden sollen (ohne alkoholische Getränke), gilt der reduzierte Satz, wenn geeignete organisatorische Massnahmen diese Verkäufe vom Gastgewerbe unterscheiden. Ohne solche Massnahmen gilt der Normalsatz.

Die Mehrwertsteuerverordnung (Art. 56) nennt ein Beispiel für eine geeignete Massnahme: einen Beleg, der erlaubt, zwischen Gastgewerbe und Verkauf zum Mitnehmen zu unterscheiden. LaKaisse erlaubt zum Beispiel, eine Bestellung einem Tisch zuzuordnen oder als Mitnahme zu führen. Prüfen Sie bei der ESTV, ob Ihre Organisation die Anforderung erfüllt. Das betrifft vor allem die Gastronomie, wie wir es für Foodtrucks beschreiben.

Wer Mehrwertsteuer ausweisen darf

Die Mehrwertsteuer betrifft steuerpflichtige Unternehmen. Die Umsatzgrenze der Steuerpflicht und den Fall der Unternehmen darunter erklärt unser Ratgeber Registrierkasse Pflicht in der Schweiz, wir wiederholen sie hier nicht.

Ein Punkt ist wichtig. Nach Art. 27 Abs. 1 MWSTG darf, wer nicht im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist, die Steuer nicht auf Rechnungen ausweisen. Ein nicht steuerpflichtiges Geschäft zeigt also auf seinen Bons keine Mehrwertsteuer an.

Was eine Rechnung oder ein Bon angeben muss

Art. 26 MWSTG regelt die Rechnung. Sie wird ausgestellt, wenn die Leistungsempfängerin oder der Leistungsempfänger dies verlangt. Sie muss die Leistungserbringerin, den Leistungsempfänger und die Art der Leistung klar erkennen lassen und enthält in der Regel:

• den Namen der Leistungserbringerin und den Ort, den Hinweis, dass sie im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist, und die Nummer, unter der sie eingetragen ist;
• den Namen der Leistungsempfängerin oder des Leistungsempfängers und den Ort;
• das Datum oder den Zeitraum der Leistung, wenn sie vom Rechnungsdatum abweichen;
• Art, Gegenstand und Umfang der Leistung;
• das Entgelt;
• den anwendbaren Steuersatz und den Steuerbetrag; ist die Steuer im Entgelt enthalten, genügt die Angabe des Satzes.

Der Kassenbon und kleine Beträge

Wird die Rechnung von einer Registrierkasse erstellt, braucht der Bon nach Art. 26 Abs. 3 MWSTG die Empfängerin oder den Empfänger nicht anzugeben, solange das Entgelt einen vom Bundesrat festgelegten Betrag nicht übersteigt. Art. 57 MWSTV legt diesen Betrag fest: Bei Beträgen bis 400 Franken müssen Kassenbons den Leistungsempfänger nicht zwingend nennen.

In der Praxis heisst das: Ein Bon über wenige Franken muss keinen Namen tragen, und die Kundschaft muss keinen angeben. Derselbe Artikel hält fest, dass solche Bons im Rückerstattungsverfahren keinen Anspruch auf Rückerstattung der Steuer geben. Wer eine vollständige Rechnung braucht, kann sie verlangen (Art. 26 Abs. 1 MWSTG).

Belege aufbewahren

Bons und Kassenjournale sind Buchungsbelege. Nach Art. 958f des Obligationenrechts werden Geschäftsbücher und Buchungsbelege zehn Jahre ab dem Ende des Geschäftsjahres aufbewahrt, wie unser Ratgeber zur Kassenpflicht erläutert. Art. 70 Abs. 2 MWSTG verlangt von Steuerpflichtigen, ihre Belege bis zur absoluten Verjährung der Steuerforderung aufzubewahren, und behält Art. 958f OR vor. Das Veranlagungsrecht verjährt in jedem Fall zehn Jahre nach Ablauf der Steuerperiode (Art. 42 Abs. 6 MWSTG). In beiden Fällen kommt man auf zehn Jahre.

Unterlagen zu Liegenschaften können eine längere Dauer verlangen (Art. 70 Abs. 3 MWSTG: 20 Jahre). Ein Detailhandelsgeschäft betrifft das selten.

Die Rolle der Kasse

Eine Kasse bestimmt Ihre Mehrwertsteuer nicht, sie wendet an, was Sie einstellen. Konkret:

• Sie erfassen den Mehrwertsteuersatz jedes Artikels, und die Kasse wendet ihn bei jedem Verkauf an;
• der Bon kann den Satz angeben, wie es Art. 26 verlangt, wenn die Steuer im Preis enthalten ist;
• die Verkaufsberichte zeigen, was in welchem Zeitraum verkauft wurde;
• das Verkaufsjournal hält jeden Verkauf fest. Dasjenige von LaKaisse lässt sich nicht ändern.

Einen bestimmten Export an Ihre Treuhänderin versprechen wir nicht: Fragen Sie sie, welches Format sie braucht, und klären Sie dann mit uns, was die gewählte Kasse liefern kann. LaKaisse und die ZP Suite verwalten die Schweizer Sätze. Bei der Installation erfasst MCS Ihre Artikel mit den Mehrwertsteuersätzen, die Sie uns nennen. Wenn Sie mit Karte oder TWINT kassieren, erklärt unser Ratgeber TWINT und Karten akzeptieren, wie der Betrag an die Kasse gelangt. Wenn Sie die Kasse wechseln, lesen Sie Registrierkasse ersetzen.

Wohin mit Ihren Fragen

Zu Abrechnung, Satz oder Steuerpflicht sprechen Sie mit Ihrer Treuhänderin oder der ESTV. Zur Kasse selbst kommt MCS in Ihr Geschäft, im Kanton Freiburg und der Umgebung (siehe unsere Regionen), und erstellt Ihnen über die Kontaktseite eine kostenlose Offerte.